Sejf w biurze działa lepiej, gdy wiadomo, kto ma dostęp i kto odpowiada za zmianę zasad. Prosta procedura nie musi być długa, ale powinna zamykać najczęstsze luki organizacyjne.
Co zapisać
- listę osób z dostępem,
- powód i zakres dostępu,
- sposób przechowywania klucza zapasowego,
- zasady zmiany kodu,
- sposób odnotowania nietypowej sytuacji,
- działanie po odejściu pracownika,
- osobę odpowiedzialną za przegląd zasad.
Kiedy zmienić kod
Kod warto zmienić po odejściu osoby z dostępem, po podejrzeniu ujawnienia, po dłuższej przerwie w kontroli albo zgodnie z wewnętrznym harmonogramem. Najważniejsze, żeby zasada była znana przed problemem.
Klucz zapasowy
Klucz zapasowy nie powinien być dostępny przypadkowo. Ustal, kto go przechowuje, w jakiej sytuacji może zostać użyty i jak odnotować takie użycie.
FAQ
Czy każda firma potrzebuje ewidencji otwarć?
Nie każda, ale każda powinna wiedzieć, kto ma dostęp. Ewidencja jest szczególnie ważna, gdy sejf chroni gotówkę, ważne dokumenty albo rzeczy kilku osób.
Czy procedura może być krótka?
Tak. Krótka, używana procedura jest lepsza niż długi dokument, którego nikt nie stosuje.