Gotówka w biurze wymaga nie tylko odpowiedniego sejfu, ale też jasnej odpowiedzialności. Jeżeli kilka osób ma dostęp do kasy podręcznej, sam zamek nie rozwiąże problemu kontroli.
Co ustalić na początku
- kto odpowiada za gotówkę,
- kiedy sejf jest otwierany,
- czy potrzebna jest ewidencja,
- gdzie przechowywany jest zapasowy klucz,
- kto zmienia kod po zmianie pracownika,
- czy polisa wymaga konkretnej klasy.
Klasa odporności i zawartość
Nie dobieraj klasy tylko po nazwie. Sprawdź dokumentację producenta, warunki montażu oraz wymagania ubezpieczyciela. Jeśli w sejfie będą też dokumenty, porównaj pojemność i odporność ogniową osobno.
Wygoda nie może kasować kontroli
Sejf używany kilka razy dziennie musi być dostępny, ale nie powinien stać w miejscu widocznym dla przypadkowych osób. W biurze często liczy się kompromis między szybkim dostępem a ograniczeniem ekspozycji.
Pytania do przygotowania
- Ile osób ma mieć dostęp?
- Czy dostęp ma być stały, czy okazjonalny?
- Czy otwarcie trzeba odnotować?
- Co dzieje się po zgubieniu klucza?
- Czy gotówka ma wymagania z polisy?
FAQ
Czy zamek elektroniczny jest zawsze lepszy?
Nie. Zamek elektroniczny ułatwia zmianę kodu, ale wymaga procedury zarządzania kodami. Zamek kluczowy jest prosty, ale rodzi pytanie o przechowywanie kluczy.
Czy sejf na pieniądze powinien być ukryty?
Nie podawaj miejsca i sposobu przechowywania osobom, które nie muszą tego wiedzieć. Zamiast myśleć o ukrywaniu, zacznij od ograniczenia dostępu i poprawnego montażu.